Az előző bejegyzésben beszéltünk olyan projektmenedzsment technikákról, amit kisvállalkozóként használni tudsz, hogy hatékonyabban tudd kezelni a vállalkozásod. Ha unod olvasni, akkor vissza tudod nézni Youtube-on is. Ezt a témát fogom folytatni ebben a bejegyzésben.

9. A megfelelő embereket a megfelelő munkára

Amikor egy kis csapatról van szó, akkor érdemes úgy kezelni a helyzetet, mintha mindenki projektmenedzser lenne. Ha tudatosítod ezt a csapatodban, akkor minden csapattag :

Nézz szét magad körül és fedezd fel az embereid erősségeit. Mindenki jó valamiben. Van aki jobban kommunikál, erősíts rá. Van aki jobban tudja kezelni az anyagiakat, adj neki megfelelő feladatokat. A lusta embereknek értelemszerűen ne adj sürgős határidős munkát :) Lehet, ha banálisnak tűnik kiemelni az ilyesmit, de általában erre nem gondolnak az emberek, csak éppen legyenek kiadva a feladatok és kész. 

10. Átlátható és értelmezhető munkaütem

Mindig tudnia kell mindenkinek, hogy mikor vannak a határidők. Mikor van kiosztva a munka az embereknek és mikorra kell leszállítaniuk az elvégzett munkát. Ezért használhatsz közös naptárakat, mint a Google Naptár vagy olyan alkalmazásokat, mint a Trello, amiről az előző részben is beszéltem és valószínűleg készíteni fogok egy külön videó bemutatót róla. Ha nem irodai munkakörnyezet van, hanem termelés, akkor legyen egy nagy tábla, ahol kiírod a kiosztott feladatokat, kinek van kiosztva és mikorra kell elvégezni. Így tiszta és világos mindenkinek, hogy mikor, ki és mit és fel is vázolhatod az összefüggő feladatokat, például X személy akkor kell elkezdje a munkáját, amikor B személy elvégzi az övét, de azzal párhuzamosan fut C személy feladata is, bár ő nem tud végezni vele, amíg X személy el nem kezdte az övét. Világos, nem? Könnyebb, mint gondoljuk :)

11. Mindig kérj visszajelzést

A visszajelzés fontosságáról már írtam régebb, de a lényeget elismételjük. A jó vezetők folyamatosan és gyakran kérnek visszajelzéseket. A legtöbb vállalkozónak vagy vezetőnek az jön le, hogyha visszajelzést kér másoktól a saját munkájáról, az a gyengeség vagy az inkompetencia jele. Ez nem így van, hiszen honnan tudjuk, hogy jól csinálunk valamit, hogyha nem mondja meg senki, hogy mit csinálunk rosszul vagy éppen mit lehet csiszolni? Lehet, ha vannak bizonyos teljesítménymutatóid, de honnan tudod, hogy azt mérsz amit kell mérned?  Lehet ha bevezetsz egy projektmenedzsment rendszert, de nem úgy működik, ahogy azt te fejben elképzelted? Az embereid elmondják például, hogy sikeresebbek, ha több időt szánnak a pontos tervezésre és kevesebbet a meddő napi meetingelésre? Értékes információ! Ha képes vagy ezeket megérteni és gyakorlatba ültetni, máris egy lépéssel elébb vagy. 

12. Figyelj oda és turbózd a morált

Ahogy azt az előző bejegyzésemben már említettem, a projektmenedzsment nem több munkát, hanem okosabb munkavégzést jelent. Azonban ezzel nem mindenki ért egyet valószínűleg.  Eredendően, az emberek kissé szkeptikusak a változásokkal szemben és ilyenkor jön az a rész, hogy nem akarnak változtatni, mert (és ez egy veszélyes mondat) "Mi mindig így csináltuk és jó volt úgy!". Joggal tesszük fel a kérdést, hogy akkor miért akarunk változtatni, hogyha JÓ az úgy, ahogy jelenleg van? Merthogy ha ugyanazt tesszük folyamatosan, van ez a gyönyörű kör és csak megyünk körbe, de egy lépést nem teszünk másképp, akkor miért várjuk, hogy bárminek a kijövetele is más legyen? Ezért értesd meg az embereiddel minden leszállított mérföldkő fontosságát, hogy tudják, a munkájuk számít és nem csak azért vannak ott, hogy elvégezzék a feladatot és te kifizesd őket.  Például, ha varrodád van és a COVID-19 idején, átálltál maszkokat készíteni, akkor tudja az utolsó varrónő is, hogy az ő munkája életeket ment. Ha az embereid tudatában vannak annak, hogy értéket teremtenek valamilyen szinten, akkor máris más kedvvel végzik a munkájukat.

13. Teljesíthető elvárásaid legyenek

Alapos tervezés, kiváló kommunikáció, költségvetésen belül maradás, érthetően megfogalmazott célok, megnövekedett teljesítmény - mindezt a realisztikus elvárások táplálják. Egy jó vezető, egy jó projektmenedzser tudja, hogy nem tudod a csapatod sikerre vinni, hogyha elszálltál az elvárásokkal. Nem tudod jól kiszolgálni a kliensek igényeit, ha ők nem tudják mit várhatnak el tőled. 

Ha a klienseid hozzád fordulnak tájékoztatásért, bizonyosodj meg arról, hogy tudják mikor kapnak választ. Hogyha 2 hétbe telik például nyersanyagot szállítani egy építési projekthez, akkor építsd be a projekttervedbe már elsőre és ne próbáld a lehetetlen elérni és legfőképp a lehetetlent ígérni. Ígérj kevesebbet és teljesíts túl, minden egyes alkalommal. Így lehet sikert sikerre halmozni és elégedett ügyfeleket kapni.

14. Fektess hangsúlyt az egyéni felelősségre

Az ideális, jól működő projekt alapköve az, ha mindenki tökéletesen teljesíti a ráruházott szerepkört és időben szállítja a rábízott feladatokat. Amint felosztod a feladatokat az embereid közt, nagyon hamar világossá válik, hogy mindenkinek felelősséget kell vállalni a rábízott munkáért. A felelősség nem azt jelenti, hogy másokról árulkodunk, hogy miattuk nem sikerült teljesíteni valamit. A felelősség azt jelenti, hogy a felmerülő problémákat azonnal kezeljük, ha kell vezetői segítséggel, de akkoris véghezvisszük és teljesítjük, amit ránk bíztak. Természetesen a jó projektmenedzser rajta tartja az ujját a pulzuson és amikor észreveszi a rendellenességeket, akkor közbelép, mediál, kommunikál, problémát orvosol és átsegíti az embereket a nehéz szakaszokon. Itt mesélnék egy példát arról, hogyan sikerült ezt nekem megoldani indiai csapatokkal, ami a legnagyobb kihívás volt, de majd a videóban ezt meghallgathatod.

15. Ne félj a problémáktól!

Senki nem szereti a konfliktust és senki nem szeret az a személy lenni, aki a rossz hírrel jön. Mégis, jobb azonnal szóvá tenni a problémákat, mint később. Hogyha az idővonalad túl agresszív, akkor igazíts rajta. Hogyha kiderül, hogy egy építkezési projekt során nem várt probléma merül fel, mint például hogy ki kell cserélni egy kanalizálás csövet, ami extra időbe és pénzbe kerül, azonnal tájékoztasd a főnökséget és a klienst, építsd be a projekttervedbe, hosszabítsd az idővonalat és frissítsd a költségvetésed is. 

Nagyon fontos, hogy problémamegoldó kultúrát és ne problémakerülőt alakítsunk ki. Mindig legyen nyitva az ajtód az embereid előtt, akik nyugodt szívvel mehetnek hozzád a felmerülő problémákról beszélni és ne reszketve, gyomorideggel, hogy ez az idióta megint engem tesz felelőssé valamiért, amiért nem én vagyok a hibás. Mindig adj teret a problémák megbeszelésére és felhozatalára minden meetingen. 

Amint a problémákat azonosítottátok, eldöntitek csapat szinten, hogy ki lesz a felelős a klienssel való kommunikálásért, ki lesz a felelős az átszervezésért, ki a problémamegoldásért és ki lesz az, aki folyamatosan értesíti a csapatot a változásokról és a problémamegoldás kimeneteléről.

16. Elérhető helyen tárold az információkat

Régen az volt a módi, hogy minden papíron, nyomtatva vagy begépelve, befűzve, akták garmada polcokon, amelyik irodában nem így volt, ott nem is folyt munka. Emlékszünk? Nos, ma már az informatikának köszönhetően minden információ elérhető digitálisan és nincs szükség kivágni a rengeteg fát papírért, könnyebben kezelhető az információ számítógépeken. Nos, te mint vállalkozó, hogyan oldod meg, hogy az embereid könnyen elérjék a munkájukhoz szükséges információt? Banális dolognak tűnik?

Nos, a McKInsey tanácsadócég egyik tanulmánya szerint, átlagban az alkalmazottak napi 1.8 órát töltenek el információ kereséssel, ez hetente 9.3 óra, tehát több, mint egy munkanap az 5-ből ezzel megy el. Ez olyan, mintha alkalmaznál 5 embert, de csak 4 jelenne meg munkában,az 5-dik semmiféle értéket nem teremt. 

Ezért nagyon fontos, hogy az információk ne lapokon legyenek ilyen - olyan dossziékban (mert itt azért a verzió kontroll is közbejön, sosem lehet tudni, hogy mennyire friss az infó a kinyomtatott lapon, digitálisan lehet gyakorolni a verzió konrollt) és ne a céges autók kesztyűtartóiban halmozódjanak fel az üzemanyag számlák meg a kilométer elszámolások.

A Google Drive és a Dropbox is nyújt ingyenes meg fizetett fájlkezelő szolgáltatást, ahol rendszerezni lehet és hozzáférést adni az alkalmazottaknak meg korlátozni is a bizonyos részek hozzáférhetőségét. A Shoeboxed applikáció segítségével a telefonodról tudod digitalizálni az üzemanyag számlákat, elszámolásokat stb. 

Hogyha az információkat jól rendezed, megspórolsz rengeteg időt meg erőforrást és nem utolsósorban pénzt.

17. Mindig tarts projekt végén összegzést

Miután véget ért a projekted, ülj le és egyedül vagy az embereiddel, nézzétek át a teljes projektet. Ilyenkor jellegzetesen ezek az alapkérdések :

És ha mindezt sikerült is lejegyezni és eltenni referenciának következő projektekre, akkor máris előnnyel indulunk, hogyha jön a következő hasonló projekt, mert elővesszük a levont következtetéseket és aszerint tervezünk.

18. Nézz magadba, elemezd ki az erősségeid és a gyengeségeid

Ha jó projektmenedzser akarsz lenni, akkor mindenképp folyamatosan önértékelést kell tartanod. Erről már írtam a blogon, a brutális őszinteségről, amit legfőképp saját magaddal szemben kell gyakorolnod.  

Minél többet tudsz magadról, annál hatékonyabb vagy. Mi az erősséged, a tervezés vagy a kivitelezés? A munkát tudod jobban irányítani és az emberekkel nem vagy olyan jó? Írd le, hogy min szeretnél javítani és tudni fogod az irányt, amerre el kell indulnod, hogy jobb legyél. 

Nos, nagyrészt ezeket a technikákat gondolom hasznosnak és egyszerűnek, amit kisvállalkozók el tudnak sajátítani a projektmenedzsment szakterületéről gond nélkül. Hogyha bármi további kérdésetek van, kommentben vagy facebookon írjatok. Alább a teljes facebook livestream 1 és 2 része, hogyha nincs kedvetek olvasni. Köszönöm a figyelmet és sok sikert!