Amikor kis és középvállalkozások tulajdonosaival beszélgetek és szóba kerül, hogy projektmenedzsment, akkor általában kétféle reakciót kapok : 

Vállalkozóként az idő a legnagyobb erőforrás, ami a rendelkezésedre áll és felelősséggel tartozol a klienseidnek, üzlettársaidnak és ha van, az alkalmazottaidnak azzal, ahogyan azt az időt eltöltöd.

Nos, kezdjük ott, hogy a projektmenedzsment nem azt jelenti, hogy meggyűjtöd a bajod és rengeteg plusz munkát kell elvégezned. Hogyha használni kezded, akkor a legelső haszon amit látni fogsz az az, hogy időre szállítasz projekteket. Definiáljuk a projektet? Azt hiszem erre nem lesz szükség. Utána, ahogy tapasztalatot szerzel, rájössz, hogy hol tudsz lefaragni az egyhelyben tapogásból ezt - azt és nem csak időre, hanem a kiszabott költségvetéseden belül is elvégzed a projektet. Még akkoris sikeres tudsz lenni, hogyha nem használsz semmiféle kőbevésett metodológiát, de átvéve pár bevett gyakorlatot csökkentheted a költségeid és növelheted az embereid produktivitását. Lássuk milyen eszköztárral vághatsz neki a dolognak :

1. Ha elsőre nem sikerül, akkor tervezz és tervezz jobban

A tervezés a projektvezetés szíve és lelke. Mint vállalkozó, ha a mostban nekiállsz tervezni és mindent alaposan kitervelsz, akkor az később idő, pénz és erőforrás vagy alapanyag megtakarítást jelent. Amikor leülsz és végiggondolod, hogy mi a projekted célja, mit kell tenned ahhoz, hogy eljuss A pontból B pontba, mennyi időbe telik és mennyi embert vagy önerőt kell ráfordítanod és ezt mint papírra teszed, már fél siker.  Egy fontos tényező itt, a brutális őszinteség. Önmagaddal és végső soron a klienseiddel szemben. Nem azt kell papírra vetni, ami jól fog kinézni, hanem a valóságot. Úgy gondolod, hogy egy feladatot elvégezni 36 órába telik 2 embernek? Mivan, ha az egyik lebetegszik és nincs ki beálljon helyette? Van kontingencia terved vagy csúszik a projekt? Szóval vannak bizonyos tényezők, amikre számítani kell, betervezni azt a lehetőséget, hogy a baj be fog következni és aszerint tervezni. Ha nem történt semmi, akkor király vagy, mert időt nyertél.

Ne feledd, minden részletre gondolnod kell, a hatékony projekttervezés egyik legnagyobb ellensége az a fajta mentalitás, hogy majd ha elértünk az adott hídhoz, akkor meggondoljuk hogyan keljünk át rajta. NEM! Fel leszel készülve arra, hogy a híd leszakadt és kerülni kell? Visszafordulsz vagy átkötelezed magad egyik oldalról a másikra? A beszállítód vajon időben szállít? Mi az ígéret és mi a valós tapasztalat? Melyiket veszed számításba, amikor tervezel?  Mennyire komplex egy feladat? Valóban 2 ember 2 nap alatt meg tudja oldani? Realistának kell lennünk.

2. Összpontosíts a kommunikációra

A Project Management Institute egyik tanulmányában azt mutatta ki, hogy ötből két projekt nem képes elérni a célját, mert nem hatékony a kommunikáció. Tervezhetsz látástól Mikulásig, de hogyan fogod a projekttervet a klienseddel közölni? Hát az embereiddel? Bizonyos időközönként írásbeli jelentést küldesz a munka állapotáról vagy ők fogna folyamatosan hívogatni és írogatni, hogy hogyan állsz a dolgokkal? Az alkalmazottaid, ahelyett hogy minden nap kérdeznék, hogy mi az aznapi teendő, jöhetnek úgy munkába hogy tudják már mi a dolguk és azonnal neki is látnak, fölösleges eligazítás nélkül?

Kísérletezz, hogy melyek a megfelelő kommunikációs csatornák a kliensekkel és alkalmazottakkal. Leghatásosabb módszerek a bizonyos, előre megegyezett időközönként kiküldött jelentések a kliens felé, részletezve hogy hol tart a projekt. Az alkalmazottakkal pedig talán a minden reggeli eligazítás a leghatékonyabb. Vagy egy online eszköz. 

3. Találd meg a neked megfelelő projektmenedzsment eszközöket

Projektmenedzsment minden csapatnak, minden vállalkozásnak másképp nézhet ki. Egy kisebb kávézó alkalmazottait könnyebb egy előre definiált to-do listával menedzselni, ahol csak feladat után feladatot kell kihúzni a listáról, amint az el van végezve. Egy IT startupnak, ahol többen dolgoznak és talán több helyszínről, más városokból, országokból vagy épp otthonról a koronavírus miatt, azoknak jól jön egy olyan online eszköz, ahol fel lehet vázolni a munkát, le lehet bontani részletekre, apróbb feladatokra és azt ki lehet utalni embereknek, hogy azt elvégezzék. Szerencsére rengeteg eszköz van, ezeknek legtöbbjét ingyen ki is lehet próbálni online, mint a Trello, Jira vagy Basecamp és el tudod dönteni, hogy melyik számodra a leghasznosabb. 

4. Szigorú célokat fogalmazz meg 

Egyszerűnek hangozhat, de a kulccszó itt a szigorú, azon van a hangsúly. Csökkenteni az átlagos várakozási időt vagy növelni a kliens per megrendelés hányadát kettőről ötre, mindegy mi a célod, de ha egyszer megfogalmaztad, akkor állj ki mellette. Legyél biztos benne, hogy az embereid tudják mik az elvárásaid tőlük és hogy ezeket a célokat hogyan tudják elérni. 

5. Apró lépések a siker felé

Amikor a fent említett célokat megfogalmazod, vigyáznod kell arra, hogy realista maradj. Ne vállald túl magad és ne ígérd túl magad a kliensnek, ezért fejvesztés jár. Tudom, hogy nehéz belegondolni egy projektbe, hogy hogyan fogsz menedzselni egy olyan mennyiségű munkát, a teljes következ 6 hónapod felemészti, de gondolj arra, hogy sokkal egyszerűbb, ha tudod mit kell tenned a következő 2 hétben. Bontsd le a munkát kisebb lépésekre és összpontosíts a közeljövőben elvégzendő feladatokra. Máris nem érzed magad olyan elveszettne. Készítsd fel magad és a csapatod a sikerre, realisztikus munkabecsléssel, idővonallal és elérhető célokkal. A teljes projekt előre kitervelése is egy kis siker önmagában már eleve. 

6. Értsd meg és alkalmazd az MVP-t

Nos, mi is az az MVP? Aki nézi az amerikai sportokat, az tudhatja, hogy ott is szokták emlegetni az MVP kifejezést, ami nem takar egyebet, mint Most Valuable Player, azaz a legértékesebb játékos. Michael Jordan például 5 alkalommal nyerte el ezt a titulust. Kareem Abdul Jabbar pedig 6 alkalommal. Soha senki nem lett MVP 7 alkalommal. De ennek semmi köze ehhez, csak gondoltam szükségünk van egy kis lazításra. Szóval, az MVP azaz Minimum Viable Product, azaz magyarul Minimálisan Működőképes Termék az egy a startupok világából átvett mozaikszó ami azt jelenti, hogy minimálisan működőképes termékeket dobnak piacra, és az erre adott reakciók alapján döntenek a folytatásról.

Minden vállalkozó tudja, hogy a legnehezebb felépíteni a bizniszt és várni. Az MVP alapelveit követve, ahelyett, hogy beleölsz rengeteg időt és saját elképzeléseid szerint alakítgatod a terméked, inkább a minimális erőfeszítést tedd bele, hogy piacra tudd dobni mihamarabb. Ezzel a terméked a fogyasztóid kezére adod és begyűjtöd a visszajelzést. A visszajelzés fontosságáról már írtam a blogon. Szóval a visszajelzések alapján csiszolod tovább a terméked.

Például ha a vállalkozásod abból áll, hogy weboldalakat tervezel másoknak és egy egész hónapot azzal töltöttél el, hogy tökéletesre készíts el egy oldalt és amikor elküldöd a kliensnek és az a visszajelzés, hogy A-Z mindent meg kell változtass, akkor bánni fogod, hogy nem alkalmaztad az MVP elveket. A kliens alapkövetelményeit teljesíteni, 10 nap alatt kész a weboldal és utána a hónap hátralevő részét azzal töltöd, hogy a kliens extra kéréseit teljesíted. A lényeg az egészben az, hogy úgy végezd el a munkát, hogy közben tanulj is belőle valamit. 

7. Írj le mindent papírra!

Voltál már olyan helyzetben, hogy megbeszéltél valamit egy klienssel vagy egy alkalmazottal és később semmi sem úgy történt ahogy megbeszéltétek? Ilyenkor jusson eszedbe az ősi római mondás : Verba volant, scripta manent. azaz a szó elszáll, az írás marad. Projektmenedzsmentben az egyik legjobb önvédelmi eszközöd a papírozás. Szóban megbeszélt dolgokról írj egy e-mail az érintetteknek és tisztázd, hogy akkor ezt meg ezt egyeztétek meg és küldjenek egy igenlő választ vagy javítsanak ki. Ezzel átláthatóságot adsz a dolgoknak, ami azt eredményezi, hogy a klienseid és az embereid jobban megbíznak benned és legfőképp, ha bármiféle változás volt, akkor az abszolút visszakövethető. Nekem ez már többször megmentette a hátsófelem, én mondom nektek, hogy banális dolognak tűnik, de hasznos :)

8. Folyamatosan vizsgáld meg az okokat

Hogyha egy projekten egyfolytában valami elcsúszik, akkor ideje megtalálni a leggyengébb láncszemet. Ilyenkor kell felülvizsgálni minden folyamatot és megtalálni a késleltető vagy akadályozó tényezőket. Ez nem azt jelenti, hogy újjal mutogatunk Józsika alkalmazottra, hogy nem végzi jól a munkáját, hanem mélyebbre fúrjuk magunk a dolgokba. Ilyen helyzetekben én az RCA módszert azaz a Root Cause Analysis (Kiváltó okok elemzése) és egy olyan technikát, amit a kisgyerekes szülők ismernek, bár más kontextusban, amikor a gyerek végtelenítve ismétli, hogy MIÉRT MIÉRT MIÉRT? :)) Nos, az RCA-ban a 5why? azaz a 5 miért technikáját alkalmazva, elméletileg 5 lépésből eljutunk a kiváltó okhoz.

Lássuk : 

Egy olyan applikációt fejlesztettünk, ami automatikus emlékeztetőt küld betegeknek pár nappal az előre betervezett orvosi vizsgálatuk előtt. Ettől a kliens azt remélte, hogy kevesebb lesz az elmaradozó betegek száma, tehát nem lesz üres idő, hanem mindig le lesznek fedve. De a valóság másképp nézett ki, ekkor elővettük a 5WHY-t és levezettük :

Nos, egyelőre ennyi, nemsokára következik a második rész és ennek a blogposztnak a videó verziója alább : 

Addigis üdv és szeretettel várom a visszajelzéseket, kérdéseket.