Őszinteség mindenek felett

Az eszközök szükségesek és létfontosságúak a projektvezetésben. De ne feledjük, hogy Te vagy a legjobb projektvezetési eszköz. Hogyha bizonyos alapvető dolgokat helyesen végzel, akkor azok az eszközök csak segítenek a csúcsra jutásban és az igazi sikert önmagadnak köszönheted. Ergo, hogyha nem fektetsz hangsúlyt azokra a bizonyos alapvető dolgokra, akkor saját sikertelenségedben fogsz fürödni, hiába az összes trendi meg fancy eszköz, a Jira storyk meg a project boardok, színes huncutságok nem mentenek meg a csúfos kudarctól. 

Az egyik és legfontosabb bevált gyakorlat, ami sokaknak a legnehezebb is, a brutális őszinteség.

Bevált gyakorlat :

Az őszinteség egyszerűen hatékonyabb, ez tény : Amikor jelentést közölsz a projekt állapotáról, akkor azt jelentsd, ami van. Ne szépíts, ne igyekezz a problémákat jobb színben feltüntetni. Hogyha késik a projekt, akkor emeld ki a késést. Hogyha a dolgok zavarosak, akkor szólj, hogy zavaros az egész és tisztázásra van szükség. Időt pazarolni arra, hogy a projekted a jelentésben jobban nézzen ki, mint a valóságban, az nem egyéb, mint időpocsékolás. Persze ne felejtsd el azt sem felvázolni, hogy mi a terved ezen problémák megoldására és kitől milyen segítségre lenne szükséged. 

Menedzseld jól, akkoris, ha nem megy jól 

Sokszor történt meg, hogy át kellett vennem olyan projektet, amit azelőtt más menedzselt és elment a cégtől vagy egyszerűen rosszul volt menedzselve vagy egyáltalán (van ilyen is) gondolva arra, hogy gyorsan induljanak a dolgok és majd időközben felveszik a projektmenedzsert, aki irányítani fog. Nos, az ilyen projektek 99%-a mindig késésben van. Ilyenkor azt tapasztaltam, hogy minden szinten igyekeznek szépíteni a dolgokat, ahogy lentről jön felfelé a jelentés, mindegyik szinten egyet "kozmetikáznak" rajta. Amikor egyszer rákérdeztem, hogy miért van pirosban egy illető csapat, a válasz az volt :

"Az a piros a mi szemszögünkből ítélve, valójában ZÖLD!"

Ez volt az a pont, amikor össze kellett hívni mindenkit és elmerülni a mocsárban, kilapátolni a szemetet és tisztán látni az egészet. Csak miután képesek voltunk leszámolni a hazugságokkal és szépítgetésekkel, azután sikerült hatékonyan elkezdeni a munkát. Miért? Mert a sok kozmetikázástól nem lehetett látni, hogy hol vannak a problémák, mi az amire összpontosítani kell, csak ezeknek a problémáknak az összhatása látszott : a projekt egyre jobban késett, a költségek nőttek, a projektgazda egyre frusztráltabb lett. Azzal, hogy leszámoltunk a hazugságkultúrával, a folyamatos szépítgetéssel, a saját hibáink takargatásával, a projekt elindult a helyes úton. A felismert problémákat kezeltük, a kockázatokat hatékonyan menedzseltük és a projekt ismét visszakerült a helyes kerékvágásba.

Nem hall, nem lát, nem beszél?

Rendben, mostmár tisztán látunk, hogy mi történik a projekten, ígyhát jelenteni kell a főnökségnek. Ugyancsak személyes tapasztalat egy régi projekten, amikor egy olyan technológiát kellett kifejleszteni, ami akkor még csak elméletben létezett az IT piacon (Clouddal kapcsolatos) és mivel rengeteg szerződés újítása függött azon, hogy a cégünk képes-e ezt a technológiát gyorsan és hatékonyan szállítani, a főnökség is óriási figyelemmel követte az egész projektet. Ezért hetente kétszer jelentenem kellett egy csoport európai VP-nek (vice president) és országos igazgatóknak, több európai országból. Ugyanakkor napi jelentéseket is kellett tennem az illetékes üzleti képviselők felé, akik a kliensekkel tartották a kapcsolatot. Ilyenkor hajlamos az ember beijedni, mert mindenki szemmel tartja és minden egyes hibáért megfeszítenek, mint az egyszeri Jézust. De ha itt elkezdünk szépíteni és pirosakat átfesteni zöldekre (nem húsvéti tojáskák), akkor kész öngyilkosság. Ugyanakkor egy jó projektmenedzsernek tudnia kell, hogy melyik szintre milyen mélységgel jelent. Vannak olyan problémák, amiket egyszerűen fölösleges a legfelsőbb menedzsment felé jelenteni, mert csak szükségtelen pánikot kelt és magunkra szabadítjuk a Sátán kutyáit, akik nem fognak hagyni aludni sem. 

Nem hall?

De igen, mindent meghallunk és meghallgatunk, kockázatokat kielemezzük, problémákat felvázoljuk, megoldásokat keresünk.

Nem lát?

De igen, nem síklunk el a problémák és kockázatok felett, csak azért, hogy esetleg időlegesen jó színben tűnjünk fel.

Nem beszél?

De igen, kitátjunk a szánkat és megszólaltatjuk a vészcsengőt ott és amikor kell. Legfeljebb néha csak félszájjal vészmadárkodunk, hogy ne minden érjen el azokhoz, akik segíteni amúgysem tudnak.

Végkövetkeztetések :

1. Az őszinteség nagyon hatékony üzleti gyakorlat, és általában véve jó gyakorlat mindazon okok miatt, amelyeket az előbb már felvázoltam.

2. Túlságosan egyszerű megindulni a "kicsit szépítek a dolgokon" csúszós lejtőjén. Dolgoztam már olyan emberekkel, akik szempillantás alatt kitaláltak valami történetet, hogy eltitkolják saját hibáikat, aztán csúnyán néztek mindenkire, aki megkérdőjelezte a mondandójukat.

3. Rendben van, ha a dolgokat a legjobb fénybe helyezzük. Rendben, hogy nem hozunk fel olyan dolgokat, amelyek csak összezavarják vagy elvonják az emberek figyelmét. A trükk az, hogy megítéljük, mikor becsületesen helyénvaló ezt megtenni.