Sharing is caring

Karrierem során volt olyan projekt, ahol már a kezdeti fázisban szinte napi rendszerességgel frissítettem a projekttervet és Sharepointra feltöltve, az összes projektben résztvevő csapattal megosztottam azt, folyamatosan küldve az értesítéseket minden ápdétről. A főnököm egyszercsak besokallt és leszólt, hogy miért zavarok össze mindenkit azzal, hogy naponta frissítem a tervet és megosztom másokkal is, miért nem várok addig, amíg az teljesen ki van dolgozva és jóvá van hagyva a főnökség által és csak akkor osztom meg a többiekkel.

Nos, elsősorban a projektterv egy élő dokumentum, ami mindig változik, ahogy mindig újabb és újabb dolgokat tudunk meg a projektről és az elvégzendő feladatokról. Ebben az esetben például kifizetődőnek tűnt a korai kommunikáció elkezdése, ugyanis időben értesültek bizonyos csapatok arról, hogy milyen feladatok várnak rájuk és mikor, így könnyebben tudtak tervezni ők is. Ugyanakkor egy másik menedzser megköszönte, hogy idejében tudomására hoztam a terveket, így volt idejük beletenni olyan aktivitásokat, amikről mi nem is tudtunk, hogy véghez kell vinni. 

Mindkét dologban hajthatatlan vagyok : légy kérlelhetetlenül őszinte és ne szépítsd a dolgokat és kommunikálj az elejétől, sokat és kitartóan.  Sokan vannak, akik félnek korán kommunikálni, nem merik kiadni a kezükből azokat a dokumentumokat, amik nincsenek "fentről" validálva, mert félnek, hogy valaki leszólja őket a gondolataikért és legyünk őszinték, ki szereti ha kritizálják? Éppen ezért inkább hallgatnak vagy olyan emberekkel kommunikálnak csak, akik ugyanazt gondolják mint ők. Miután a főnökség leokézta a terveket, onnan már lángoló pallosként tartják maguk előtt védekezésül. Ezért mégegyszer kihangsúlyozom : merj kommunikálni, légy kemény, viseld el a kritikákat, te csak kommunikálj okosan és kitartóan, mert meghozza a gyümölcsét.

"Három üzletmenet létezik: az előkészítés; a vita vagy a vizsgálat; és a tökéletesség ... Legyen a középső sokak munkája, és az első és az utolsó a kevesek munkája." - Sir Francis Bacon, 1600 körül

Ha megosztunk valamit, nem azt jelenti, hogy kiadjuk az irányítást a kezünkből

Köztudott dolog, hogy minden Projektmenedzser bizonyos fokig control freak, nem tudja elképzelni, hogy valamit ne ő irányítson, ne az ő kezében legyen a gyeplő meg az ostor. Néhányan (legtöbben) a magánéletben is ilyenek és ezzel kergetnek őrületbe barátnőt/barátot és férjet/feleséget. Nyaralás tervezés, de még a hétvégi bevásárlás a Tescoban is egy küldetés : a család projektmenedzsere mindent megtervez, listát ír, kidolgozza a B és C terveket, mert mi van ha és hát ilyesmire muszáj felkészülni :D 

Úgy gondolom, hogy Steve Jobs jó példája ennek, mivel az új és szélsőséges ötletek legtöbbször az egyénektől származnak, nem pedig a tömegtől, ezért szeretnénk egyensúlyba hozni a kreatív egyén által nyújtott ötleteket, a tömeg gyakorlati bölcsességével. A korai megosztás nem azt jelenti, hogy feladjuk az irányítást ás átengedjük azt a tömegnek. Sőt, elejébe megyünk annak, hogy az magához ragadja azt.

A tervek korai megosztása ijesztő lehet, de szinte mindig megéri a kockázatot. Hogyha túléljük a kezdeti ellenkezést, akkor azzal, hogy a csapatoknak helyet biztosítunk a visszajelzésre és információcserére, hozzájárulunk a sikeres projekt biztosításához.

Te tudnál példát vagy ellenpéldát arra, amikor jól jött ki az, hogy korán elkezdted a projektterv részleteit kommunikálni? Válaszolj kommentben :)

A megosztásokat előre köszönöm!