Projektmenedzserekként sokszor megtörténik, hogy egyszerre több projektet vezetünk párhuzamosan és ilyenkor nagyon gyorsan felgyűlnek a tennivalók, néha az az érzésünk, hogy a fejünk fölé tornyosul minden és annyi mindent kell csináljunk azonnal, hogy a tehetetlenségtől eluralkodik rajtunk egy olyan állapot, hogy nem tudjuk mihez kezdjünk, ezért nem csinálunk semmit vagy a rossz feladatokkal kezdjük és még jobban belebonyolódunk a dolgokba. Ami ilyenkor segít (nem, nem szabadságot kivenni, mert amikor visszajövünk az elvégzetlen feladatok még ott lesznek) az egy mély levegővétel és a következő 6 időmenedzsment trükk alkalmazása :

1. Prioritizálás

Brutálisan őszintének kell lennünk magunkkal, amikor prioritizálunk. Az igazság az, hogy az elvégzendő dolgok listáján, nem mindegyik égetően fontos és nem mindegyikre van szükség azonnal. Ezért első lépésben tegyünk át mindent holnapra, amit ma nem szükséges megoldani. Utána rangsoroljuk fontossági sorrendben az első három - öt feladatot a mai napra és nézzük át az összefüggést a feladatok közt, például hogyha az 5-ös feladatot akkor lesz könnyebb elvégezni, ha előbb megcsináljuk a 2-es feladatot, akkor csináljunk az 5-ös feladatból 3-ast.

2. A Hógolyó-módszer 

A Hógolyó-módszer az adósságrendezés területéről jön és az alapelve az, hogy ha valakinek több adóssága van, akkor kezdje mindig a legkisebb visszafizetésével és amint az ki van fizetve, az addig oda fizetett részletet a következő nagyobb adósság rendezésére fordítja, így hamarabb és látványosabb a visszafizetés.

Ugyanezt lehet alkalmazni a munkafeladatok elvégzésénél. Miután listáztuk az aznap elvégzendő dolgokat, vesszük a legkönnyebbet és miután megcsináltuk, vesszük a következőt. Így látványosabb a haladás és extra motivációt kapunk a további feladatok elvégzésére. Így a nap végén elégedetten csukhatjuk össze a laptopot.

3. Delegáljunk 

Még anno zöldfülű koromban rengeteget nevettünk és viccelődtünk ezzel a módszerrel, mert újakként a szakmában, a főnökeink nekünk delegálták a feladataikat és mindig azt mondtuk, hogy ez a lusta menedzser módszer, amit a főnök nem akar saját maga csinálni, azt elvégezteti mással. Aztán ahogy telt az idő és egyre feljebb jutottunk a ranglétrán és a projektjeink egyre komplexebbek lettek és megkaptuk az első csapataink, akiket ugyancsak menedzselni kellett, rájöttünk, hogy ez nem is olyan egyszerű dolog. Előszöris azért, mert mindenki aki becsületesen dolgozik, az hozzászokott egy bizonyos minőségi standardhoz, tehát van egy elképzelésünk arról, hogy az elvégzett feladatnak hogyan kell kinéznie és eleve nem bízunk másokban, hogy ugyanolyan felelősséggel végzik el. De hogyha azt akarjuk, hogy tudjunk foglalkozni az igazán fontos dolgokkal, amit tényleg csak mi tudunk megcsinálni és azt is szeretnénk, hogy a csapattagjaink fejlődjenek, akkor muszáj megelőlegezni a bizalmat, megegyezni, hogy mit jelent az elvégzett munka minőségi szempontból és máris könnyítettünk az életünkön. Tehát a delegálás nem csak a saját javadat szolgálja, hanem az embereid is jobbakká válnak ezáltal, ami tükröződik majd az elvégzett munka minőségében és mennyiségében egyaránt.

4. Használd a naptárad

A korporatista világban többnyire Outlookot használunk és az abban levő beépített naptárat, ami nagyon gyorsan feltöltődik meetingekkel és telekonferencia meghívókkal, így pedig nem lesz sok időnk dolgozni, csak akkor ha túlórázunk vagy halasztgatjuk a dolgokat és egyiknek sincs jó vége. Mit lehet tenni? Egyszerűbb, mint gondolnánk. Én például minden napra reggel és délután blokkolok 1-1 órát a naptáramba, hogy mások ne tudjanak arra az időre meeting meghívókat küldeni és akkor tudom, hogy van napi 2 órám, amikor nagyon gyorsan csak az aznapi fontos feladatokra tudok koncentrálni,

5. E-mail piszkozatok

Sokszor napközben eszünkbe jut, hogy el kellene küldjünk egy e-mailt valakinek egy bizonyos témában, de vagy nem érsz rá befejezni a félig megírt e-mailt vagy még vársz valaki mástól egy bizonyos információt, amit bele akarsz foglalni, ezért hozzáírod az elvégzendő feladatok listájához : "Marikának e-mailt írni, hogy fejje meg a tehenet". Aztán vagy elfelejted, mert van fontosabb feladat vagy imádkozol, hogy megoldódjon magától, amikor éjjel felriadsz, hogy JAJ AZ E-MAILT ELFELEJTETTEM. Éppen ezért egyszerűbb elkezdeni az e-mailt és elmenteni piszkozatként, napközben meg átnézni az elmentett maileket és vagy befejezni és elküldeni őket vagy kukába vele, mert már nem aktuális (a tehén megfejte már magát).

6. Szünetelj

Néha óráki a laptopra ragad a szemünk és teljesen beletemetkezünk a munkába.Újabb tanulmányok szerint ez nem a leghatékonyabb, mivel képtelenek vagyunk másfél - két óránál tovább teljes figyelmünket egy feladatnak szentelni. Ezért az idő, amit két óra munka után töltünk a gép előtt, nem lesz olyan hatékony, mint azelőtt. Ilyenkor kell beiktatni minden 2 óra munka után egy 15-20 perces szünetet, friss levegőre kimenni vagy meginni egy kávét beszélgetni a kollégákkal, elszívni egy cigit stb. A lényeg, hogy eltereljük a figyelmünk a munkáról és egy kicsit kitisztuljon az agyunk, Én ilyenkor a telefonomon beállítom az emlékeztetőt, hogy minden 2 órában szóljon, hogy ideje egy kicsit nyújtani, friss levegőt szívni. Így lehet, hogy egy feladatot, amit 4 óra alatt végeznél el, valójában megoldod 3 óra alatt. WIN!

Te milyen időmenedzsment technikákat alkalmazol? Próbáld ki ezeket és hagyj feedbacket, hogy mennyire könnyítette meg az életed, ha egyáltalán helyesen alkalmaztad. Sok sikert és produktív időbeosztást kívánok mindenkinek :)